Bij het organiseren van een bijeenkomst komt veel kijken. Naast het regelen van een locatie en passende sprekers is het belangrijk om ook aandacht te besteden aan de promotie. Je wilt tenslotte dat deelnemers net zo enthousiast worden als jullie zelf. Maar hoe pak je dat aan? Hieronder delen we vijf handige tips om jouw evenement succesvol te promoten.
1. Communiceer de datum tijdig
De datum is een cruciaal startpunt. Wil je deze samen met een spreker bepalen? Benader de spreker dan in een vroeg stadium, zodat agenda’s op elkaar kunnen worden afgestemd. Is de datum al bekend? Reserveer dan zo snel mogelijk een plek in de agenda van de spreker.
Maak de datum ook meteen zichtbaar voor deelnemers. Dit kan via een uitnodiging, een aankondiging op social media, of door een website of pagina voor het evenement te maken. Vergeet niet om regelmatig herinneringen te sturen om mensen enthousiast te houden en te stimuleren zich aan te melden.
2. Creëer toffe en professionele content
Hoe je jouw evenement presenteert, is bepalend voor de interesse van je doelgroep. Wat wil je uitstralen? Zorg ervoor dat dit in alle promotie terugkomt. Laat uitnodigingen of teksten ook door anderen nalezen om te checken of de boodschap helder is en niets ontbreekt.
Heb je jouw doelgroep nog niet scherp in beeld? Dat is een belangrijke eerste stap. Wie wil je bereiken, en waarom zouden zij jouw bijeenkomst interessant vinden? Zorg vervolgens dat je promotiemateriaal professioneel oogt. Je kunt een designer inschakelen of gebruikmaken van online tools om snel en makkelijk een aantrekkelijk ontwerp te maken.
3. Betrek de sprekers
De spreker speelt een grote rol in het enthousiasme rondom jouw bijeenkomst. Vraag hem of haar om mee te denken over de promotie. Veel sprekers hebben ervaring met vergelijkbare evenementen en weten wat werkt.
Vraag bijvoorbeeld om een foto en een inspirerende tekst waarmee je de sessie kunt aankondigen. Dit helpt niet alleen bij de promotie, maar zorgt er ook voor dat de verwachtingen van het publiek overeenkomen met de inhoud van de lezing. Sprekers vinden het vaak prettig om betrokken te zijn bij wat er over hun bijdrage wordt gecommuniceerd.
4. Maak aanmelden makkelijk en duidelijk
Wil je dat deelnemers zich vooraf aanmelden? Dan is het belangrijk om duidelijk te communiceren hoe dit werkt. Bedenk of je werkt met tickets, een aanmeldformulier of een andere methode. Geef ook aan of er een deadline is voor de inschrijving, zodat je beter inzicht krijgt in het aantal deelnemers.
Een heldere aanmeldprocedure helpt niet alleen bij de planning, zoals zaalopstelling en catering, maar maakt het ook makkelijker om deelnemers te bereiken met updates of aanvullende informatie.
5. Zet diverse kanalen in voor promotie
Afhankelijk van je doelgroep kun je kiezen uit verschillende promotiekanalen. Hier zijn enkele mogelijkheden:
Sociale media: Gebruik platforms waar je doelgroep actief is, zoals LinkedIn, Facebook, of Instagram. Maak bijvoorbeeld een Facebook-evenement aan of deel updates op stories.
E-mailnieuwsbrieven: Een e-mail is een directe en effectieve manier om mensen te informeren over jouw evenement.
Netwerk: Vraag partners, collega’s en andere betrokkenen om het evenement te delen in hun eigen netwerk.
Lokale media: Denk aan kranten, radio of community-groepen op Facebook en LinkedIn.
Probeer verschillende kanalen uit en analyseer wat het beste werkt voor jouw doelgroep.
Deze tips zijn onderdeel van ons e-book "40 tips voor de perfecte bijeenkomst". Wil je het volledige e-book ontvangen? Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg het gratis in je inbox. Succes met jouw evenement!