Event planning: de consequenties van een té vol programma

De Gevolgen van een Té Vol Programma

In deze blog over eventplanning bespreken we de gevolgen van een té vol programma tijdens je event, het belang van doelstellingen en de noodzaak van een duidelijke rode draad. Je wilt dat de deelnemers geboeid blijven en geïnspireerd raken – alles behalve verveling! Er zijn zoveel leuke dingen en sessies die je je deelnemers gunt. Vanuit enthousiasme zijn eventplanners vaak geneigd om té veel te willen. Onze ervaring leert echter dat je vaak tijd tekort komt in plaats van te veel tijd te hebben. Voor diepgang raden wij aan om een aantal stevige blokken te plannen in plaats van veel kleine sessies, en voldoende ruimte te laten voor eventuele uitloop. Less is More, zeker in eventplanning!

Het Belang van een Heldere Tijdsplanning

Het is essentieel om te voorkomen dat je te veel verschillende activiteiten in je programma probeert te proppen. Hoe je de tijd van de bijeenkomst indeelt, hangt af van de thema’s die je wilt behandelen en het doel van de bijeenkomst. Zorg ervoor dat je dit goed helder hebt. Een té vol programma kan leiden tot verschillende problemen:

Gehaaste Lezingen of Workshops Wanneer je te weinig tijd inplant voor een lezing of workshop, kunnen er twee dingen gebeuren: het verhaal wordt gehaast met te veel informatie in te korte tijd, of de kernboodschap gaat verloren. Dit kan resulteren in een minder sterke boodschap of zelfs verlies van belangrijke punten. Onze ervaren sprekers zullen je hierbij helpen door de sessies te herzien en zo nodig de focus te verleggen.

Rennende Deelnemers Een gebrek aan ruimte tussen programmaonderdelen kan ertoe leiden dat deelnemers van het ene onderdeel naar het andere moeten rennen, wat onprettig is. Geef deelnemers een korte pauze tussen sessies om afstand te nemen van het vorige thema en kort te reflecteren. Dit helpt hen om actief deel te nemen en goed te luisteren in de volgende sessie.

Zorg voor een Rode Draad

Een duidelijke rode draad in de bijeenkomst is cruciaal. Neem de tijd om de doelen van de bijeenkomst helder te definiëren en zorg ervoor dat deze doelen duidelijk zijn voor iedereen die betrokken is bij de organisatie. Definieer het overkoepelende thema en stem dit goed af met je team. Bij elke sessie moet je nagaan hoe deze bijdraagt aan het thema en de algehele doelen van de bijeenkomst. Overweeg ook het tijdstip van de dag voor elke sessie; een kick-off lezing heeft vaak behoefte aan een introductie, terwijl een sessie aan het eind van de dag baat kan hebben bij humor om de deelnemers met een goed gevoel te laten vertrekken.

#TIP: Wil je de tijdsplanning goed bewaken? Wijs een dagvoorzitter aan, eventueel extern. De dagvoorzitter zorgt voor de rode draad in de bijeenkomst, kondigt sprekers aan, en bewaakt de tijdsplanning.

Lezing versus Workshop

Wat is het verschil tussen een lezing en een workshop en hoe bepaal je de juiste tijdsduur?

Lezingen Een lezing is gericht op het overbrengen van kennis of inspiratie door de spreker. Het publiek luistert meestal zonder actieve deelname. De gemiddelde duur van een lezing is tussen de 60 en 90 minuten. Vooraf maak je afspraken met de spreker over de inhoud en het doel van de lezing, vaak ondersteund door visueel materiaal. Een lezing van 30 minuten is zelden voldoende, omdat dit vaak te gehaast aanvoelt.

Workshops Tijdens een workshop zijn deelnemers actief bezig met het thema. Een workshop bevat verschillende werkvormen gericht op actieve deelname, gesprekken en discussies. Het aantal deelnemers is beperkt om voldoende ruimte te bieden voor individuele aandacht. Workshops zijn ideaal voor het aanleren van vaardigheden en praktische ervaring. Ze bestaan vaak uit diverse oefeningen en werkvormen, wat de deelnemers helpt om kennis en ervaringen te delen.

#TIP: Betrek de spreker bij de planning van de bijeenkomst. De spreker kent zijn of haar product het beste en kan helpen inschatten hoeveel tijd nodig is voor een sessie.

Meer Tips en Inspiratie

Wil je regelmatig leuke artikelen ontvangen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang ons e-book "40 tips voor de perfecte bijeenkomst" gratis.